Procédure d’organisation et de fonctionnement des RCP

Cette procédure de recours, commune à l’ensemble des Réunions de Concertation Pluridisciplinaire (RCP) du réseau ONCOLOR a été élaborée en 2001 et actualisée en 2008 pour prendre en compte les recommandations nationales émises par l’INCa en lien avec la HAS. Elle a fait l’objet d’une validation le Conseil d’Administration du réseau le 20 juin 2008.

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Objectifs

S’assurer de l’enregistrement de tous les dossiers de patients atteints de cancer. Pour les patients relevant d’une prise en charge conforme à un référentiel, le médecin  du patient s’assure de l’enregistrement du dossier, idéalement dans le système e-RCP ou, à défaut, dans le formulaire RCP téléchargeable sur le site Internet d’ONCOLOR. Dans ce cas, les autres médecins de la RCP ne sont pas responsables du choix fait par le médecin du patient.

Fournir à tout médecin un avis concernant le cas d’un patient non prévu par les référentiels existants ou pour lequel la proposition faite par le référentiel n’est pas applicable ou pour lequel un avis pluridisciplinaire spécifique est indispensable.   Principes 1. Les RCP se conforment aux règles du secret médical partagé. Elles sont organisées au minimum deux fois par mois et disposent des moyens permettant l’application de la présente procédure. 2. La proposition fournie par la RCP est fondée sur les données acquises de la science et l’expertise de leurs membres prenant en compte les informations fournies et validées par le médecin demandeur. Les RCP concernent des localisations anatomiques précises et sont différentes des réunions organisationnelles entre spécialistes (staff). 3. La demande est formulée par un médecin qui a en charge le malade, après consultation des référentiels et/ou recommandations et/ou conférence de consensus (ONCOLOR, SOR, HAS…). Ce médecin aura préalablement informé le patient et recueilli son accord pour le passage de son dossier en RCP (trace dans le dossier). Il se charge également d’en informer le médecin traitant. Le demandeur, présent ou non, est responsable de la qualité du dossier présenté à la RCP et de l’application ou non de la proposition. 4. Les RCP sont composées d’un oncologue médical et/ou d’un spécialiste d’organe compétent en oncologie, d’un oncologue radiothérapeute, d’un oncologue chirurgien et/ou d’un chirurgien spécialisé, d’un radiologue et d’un anatomopathologiste accessible pendant la réunion. D’autres professionnels de santé, dont un représentant des soins de support, sont présents selon le cas discuté. L’utilisation des outils de web- ou visioconférence par les médecins est possible.     Cas particuliers : hématologie : présence obligatoire d’un hématologiste, d’un biologiste en charge de la cytologie et d’un anatomopathologiste accessibles. enfants de moins de 15 ans : les décisions relèvent des centres spécialisés de cancérologie pédiatriques adolescents entre 15 et 18 ans : praticien membre d’un centre spécialisé en cancérologie pédiatrique compétent en oncologie ou en hématologie (selon le type de tumeur) présent ou joignable tumeurs germinales : présence obligatoire d’un médecin qualifié en oncologie médicale. 5. La proposition de prise en charge faite par une RCP en réponse à la demande est adressée sous 48 heures (jours ouvrables) au médecin demandeur. Elle doit figurer dans le dossier du patient. 6. Pour les tumeurs rares, il peut n’y avoir qu’une seule RCP pour la région. Tous les cas de ces tumeurs rares sont soumis à une RCP spécifique à chacune des étapes diagnostiques et thérapeutiques. 7. Si le médecin demandeur ne suit pas la proposition qui est faite par la RCP, il est nécessaire qu’il en indique la justification dans le dossier du patient. 8. Les RCP sont ouvertes à tous les médecins prenant en charge un malade cancéreux ou susceptible de l’être. Il est recommandé que les médecins demandeurs s’adressent préférentiellement aux RCP des établissements avec lesquels ils ont l’habitude de collaborer pour chaque discipline, sans préjuger des lieux de traitements. 9. Chaque RCP s’engage à transmettre annuellement à ONCOLOR les données concernant son fonctionnement et son activité selon un modèle standardisé. 10. Les demandeurs s’engagent à ne pas soumettre simultanément une même demande à plusieurs RCP de la même spécialité, ce qui n’exclut pas une sollicitation pour un 2ème avis.

Organisation pratique A. La liste des RCP figure sur la partie privée du site Internet d’ONCOLOR. B. Un ou plusieurs médecins coordonnateurs identifiés assurent l’organisation de chacune des RCP. Les coordonnées téléphoniques, numéro de fax et adresse e-mail de la RCP sont indiqués pour l’enregistrement des demandes. C. Ces données sont mises à jour régulièrement sous la responsabilité de chaque médecin coordonnateur qui informe ONCOLOR des modifications. D. La demande d’avis peut se faire par formulaire téléchargeable sur le site Internet d’ONCOLOR ou de préférence par le système informatique sécurisé, e-RCP (https://www.e-rcp.org/). La demande est envoyée par le praticien demandeur, de préférence par voie électronique. Le praticien demandeur ou un de ses collègues connaissant le patient, apporte les documents indispensables à la décision (documents et comptes rendus d’imagerie et biologie, compte-rendu d’endoscopie, de chirurgie et d’anatomocytopathologie…).
Si le praticien demandeur (ou un de ses collègues connaissant le patient) ne peut pas être présent, il adresse les copies des documents indispensables à la décision. Il est souhaitable qu’il soit joignable pendant la RCP pour fournir des informations. L’inscription d’un dossier à une RCP est faite, de préférence 24 heures avant la date prévue, sauf urgence. Chaque RCP peut fixer le nombre de cas qu’elle accepte de traiter. Pourra être pré-établie une liste des dossiers à traiter pendant la réunion. Le médecin demandeur est informé du jour et de l’heure de passage à la RCP lors de l’inscription du dossier. E. L’avis est donné pendant la RCP puis validé, enregistré et archivé par chaque RCP. L’avis est envoyé au praticien demandeur sous 48 h, jours ouvrables. Il pourra également être adressé à tous les médecins participant à la prise en charge du patient sous réserve du respect de la loi du 4 mars 2002 (Droit des patients). F. L’évaluation de l’organisation et du fonctionnement des RCP dans le réseau se fera en lien avec le centre de coordination en cancérologie (3 C).

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