Réglement intérieur du Conseil d'administration

Le réglement intérieur du Conseil d'administration a pour objectif de déterminer les modalités d'élection du Conseil d'administration. Il est entré en vigueur le 21 janvier 2003.

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Préambule

Le réseau ONCOLOR s'est doté d'un statut juridique de type association de loi 1901. Les statuts de l'association ont été enregistrés par la Préfecture de Meurthe-et-Moselle le 11 janvier 2000. La déclaration d'existence a été publiée au Journal Officiel du 5 février 2001." Réseau ONCOLOR " a vocation à gérer le réseau ONCOLOR, défini au sens de l'article L. 712-3-2 du Code de la Santé Publique et en conformité avec sa Convention constitutive, agréée initialement le 29 juin 1998 par l'Agence Régionale de l'Hospitalisation de Lorraine.

L'assemblée générale élit tous les 3 ans en son sein, un conseil d'administration selon la composition désignée à l'article premier. Le premier conseil d'administration a été mandaté lors de l'assemblée générale constitutive, le 1er décembre 1999. La durée du premier mandat des membres du Conseil d'administration est rallongée à titre exceptionnel de six mois afin de faire coïncider le renouvellement du conseil avec celui du bureau (conformément à la délibération de l'Assemblée générale du 26 juin 2002, point 8.3 " prochaines élections ").

Le président du conseil est obligatoirement un médecin membre d'un site hautement spécialisé.

Le présent règlement a pour objectif de déterminer les modalités d'élection du Conseil d'administration

Article 1 - Composition du Conseil d'administration

Le Conseil d'administration intègre la structure de coordination prévue à l'article 8 de la Convention Constitutive. Il est composé de quarante membres actifs, dont la moitié de représentants des sites hautement spécialisés et le quart de représentants des sites spécialisés, dans la mesure où ces sites ont satisfait à la procédure d'agrément. Chaque site hautement spécialisé est représenté au Conseil d'administration.

Le premier collège comprend quatre directeurs d'établissement dont trois appartenant à un site hautement spécialisé et un à un site spécialisé, trois pharmaciens hospitaliers, deux d'un établissement de site hautement spécialisé et un d'un établissement de site spécialisé, deux cadres infirmiers hospitaliers appartenant à un site hautement spécialisé et vingt-et-un médecins dont treize des SHS.

Le deuxième collège est composé de deux chirurgiens, deux médecins de soins de suite et un directeur d'établissement membre associé.

Le troisième collège dispose de trois sièges.

Les quatrième et cinquième collèges sont représentés chacun par un membre.

Les représentants des cinq collèges disposent chacun d'un voix délibérative.

Le responsable du système d'information est invité permanent du Conseil d'administration avec voix consultative. Le président sortant est membre consultatif pour la durée du nouveau mandat.

En tant que de besoins, le directeur de l'Agence Régionale de l'Hospitalisation de Lorraine ou son représentant, le directeur de l'Union Régionale des Caisses d'Assurance Maladie de Lorraine ou son représentant sont invités aux réunions avec voix consultative.

La composition du Conseil d'administration est également fonction d'une répartition géographique équilibrée telle que définie ci-dessus.

Collège 1 : membres fondateurs = 30 représentants

Représentants administratifs (4)

3 directeurs d'établissement de SHS (2 publics, 1 privé)
1 directeur d'un site spécialisé

Représentants médicaux, pharmaciens et paramédicaux (26)

4 représentants médicaux pour le SHS public de Nancy
2 représentants médicaux pour le SHS privé de Nancy
3 représentants médicaux pour le SHS public de Metz-Thionville
2 représentants médicaux pour le SHS privé de Metz
2 représentants médicaux pour le SHS d'Epinal
2 représentants médicaux des SSP de Meurthe-et-Moselle
1 représentant médical des SSP de Meuse
3 représentants médicaux des SSP de Moselle
2 représentants médicaux des SSP des Vosges
3 représentants pharmaciens (2 SHS, 1 SSP)
2 représentants paramédicaux : cadres infirmiers hospitaliers (1 privé, 1 public)

Collège 2 : membres associés = 5 représentants

1 directeur d'établissement membre associé
2 chirurgiens hors site
2 médecins de services de soins de suite

Collège 3 : organisations professionnelles = 3 représentants

1 représentant de l'Union Régionale des Médecins Libéraux de Lorraine
2 représentants des professionnels libéraux

Collège 4 : mutuelles santé = 1 représentant

1 représentant

Collège 5 : usagers = 1 représentant

1 représentant

Membres consultatifs

le responsable du système d'information
le président sortant

Invités permanents

le directeur de l'ARH de Lorraine
le directeur de l'URCAM de Lorraine

Article 2 - Durée du mandat d'administrateur

La durée du mandat du conseil est égale à la durée d'agrément de la Convention constitutive. Les membres sortants sont rééligibles sans limitation.

La fin anticipée d'un mandat peut être prononcée par le Conseil d'administration sur proposition du bureau :

à la suite de la démission d'un membre ou de son décès
à la suite de la radiation de l'établissement du réseau
pour absences de plus de deux séances consécutives au conseil
en cas de changement de la situation d'un membre qui viendrait modifier la composition du Conseil d'administration telle que définie in supra

En cas de vacance, en cours de mandat, d'un poste de membre du Conseil d'administration, il est procédé à son remplacement de telle sorte que la composition reste conforme aux principes de la désignation initiale. Le remplacement du membre sortant fera l'objet d'une cooptation proposée par le bureau. Sa fonction au sein du conseil et du bureau, s'il effectue un double mandat, sera immédiate. Les pouvoirs du membre ainsi désigné prennent fin à l'époque où devrait normalement expirer le mandat du membre remplacé.

Tout membre du Conseil d'administration doit jouir de ses droits civiques.

Article 3 - Désignation du Conseil d'administration

La procédure de vote de l'Assemblée générale pour le Conseil d'administration est la suivante :

L'élection se fait à la majorité relative des suffrages exprimés, à bulletin secret.

Seuls les membres actifs de l'association à jour de leur cotisation ont droit de vote. Le détenteur du droit de vote est le représentant légal de l'établissement pour les membres fondateurs (collège 1) et membres associés (collège 2). Il est le représentant désigné par chacune des structures adhérente aux collèges 3, 4 ou 5. L'attribution du nombre de voix est définie à l'article 15 des statuts de l'association.

L'appel à candidature

Un appel à candidature est réalisé quatre mois avant l'Assemblée générale auprès des représentants des membres actifs, présidents CME, interlocuteurs médicaux privilégiés des sites et membres du Conseil d'administration en cours de mandat. Il sera à la charge des directions des membres actifs de diffuser l'information au sein de leur structure.

L'appel à candidature précisera les conditions d'établissement d'une déclaration de candidature, à savoir :

Toute personne correspondant à l'un des items de la composition du Conseil d'administration peut faire acte de candidature.

La candidature doit mentionner les nom, prénoms, profession, lieu d'exercice, collège et catégorie de représentant (par exemple : collège 1 en tant que représentant médical du SHS privé de Metz), la jouissance des droits civiques, signature du candidat …

La candidature doit être déposée ou transmise par voie postale au bureau d'ONCOLOR.

La date limite pour le dépôt des candidatures est fixée 6 semaines après l'ouverture de l'appel à candidatures.

Tout renseignement complémentaire sur les élections du Conseil d'administration peut être obtenu auprès de l'association " Réseau ONCOLOR ".

Etablissement de la liste

Des membres du bureau, scrutateurs, se réuniront dans les 8 jours qui suivent la date limite du dépôt des candidatures. Ils s'assureront de la conformité des candidatures et établiront la liste.

Déroulement du scrutin

Afin d'assurer la participation la plus large des détenteurs du droit de vote,
le vote par correspondance sera utilisé, selon les conditions suivantes :

Période d'ouverture et de clôture pour les élections du Conseil d'administration : 1 mois (dates d'ouverture et de clôture précisées dans le matériel de vote)

Le matériel de vote sera adressé en recommandé avec accusé réception à tous les représentants des membres actifs, détenteurs du droit de vote : courrier, liste des candidats au Conseil d'administration, notice explicative de vote par correspondance, enveloppe électorale sans mention, enveloppe de retour pré-imprimée.

Le nombre de voix définis à l'article 15 des statuts de l'association sera différencié par des bulletins de vote de couleurs différentes : jaune = 1 voix ; vert = 2 voix ; bleu = 4 voix.

Pour chaque candidat, les fonction, nom, prénom et lieu d'exercice seront mentionnés sur le bulletin de vote en face du collège pour lequel il s'est présenté.

Les électeurs procèderont à la radiation des candidats non choisis sans autre rature ni surcharge sans quoi le vote sera considéré comme nul. Aucun bulletin ne devra comporter de nombre de candidats retenus supérieur au nombre de sièges à pourvoir, faute de quoi, il sera déclaré nul. Les candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix seront élus.

Le bulletin de vote doit être inséré dans une enveloppe ne portant aucune inscription ou marque d'identification. Cette enveloppe cachetée est glissée dans une seconde enveloppe, cachetée à son tour, sur laquelle sont inscrits :

	au recto, l'adresse de l'association " réseau ONCOLOR " et la mention " Elections du Conseil d'administration "
ET
	au verso, les nom, prénom de l'électeur ainsi que son adresse et sa signature.

Tout pli ne portant pas les mentions ci-dessus sera mis à part sans être ouvert et ne pourra donner lieu à émargement sur la liste électorale et, en conséquent, ne sera pas pris en compte pour le nombre de suffrages exprimés.

Les votes peuvent être envoyés par la poste ou déposé au bureau d'ONCOLOR. Les plis parvenus par la poste (cachet de la poste faisant foi) ou remis après la clôture du scrutin seront déclarés nuls.

Dépouillement des votes

Le dépouillement des votes commence dès la clôture du scrutin. Il est effectué par 2 scrutateurs, membres du Conseil d'administration et le secrétaire sous la surveillance des autres membres du conseil qui souhaiteront assister au dépouillement.

Le nombre d'inscrits sur la liste électorale doit être conforme au nombre d'enveloppes reçues. Dans le cas contraire, il en est fait mention au procès-verbal.

Procès-verbal

Le procès verbal retrace le déroulement des opérations. Il est établi, sans blancs ni ratures, par le secrétaire du bureau immédiatement après le dépouillement.
Il comporte :

le nombre des électeurs inscrits
le nombre de votants
le nombre de suffrages exprimés
le nombre de suffrages blancs
le nombre de suffrages nuls
le nombre de suffrages recueillis par chacun des candidats

Le procès-verbal est signé par le secrétaire et contresigné par les 2 scrutateurs, membres du Conseil d'administration qui ont procédé au dépouillement.

La proclamation des résultats est faite par le président du bureau à l'Assemblée générale après lecture du procès-verbal à l'assemblée.

Article 4 : Pouvoirs du Conseil d'administration

Conforme à l'article 13 des statuts de l'association " Réseau ONCOLOR ".

Article 5 : Réunion du Conseil d'administration

Conforme à l'article 11 des statuts de l'association " Réseau ONCOLOR ".

Article 6 : Gratuité du mandat

Conforme à l'article 12 des statuts de l'association " Réseau ONCOLOR ".

Article 7 : Modification du réglement intérieur

Le présent règlement devra être soumis à l'approbation de l'Assemblée générale pour toute modification proposée par le Conseil d'administration.

Article 8 : Approbation du réglement intérieur

Le présent règlement devra être approuvé par l'Assemblée générale.

Arrêté par le Conseil d'administration en séance du 21 janvier 2003, approuvé par l'Assemblée générale le même jour.

Le président du Conseil d'administration
Professeur Pierre BEY